Semana 10 - De 22/11 a 28/11/2009

Novos documentos de aquisição

A necessidade da realização de um contra piso criou novos documentos de aquisição para o projeto.
O Plano de Gerenciamento de Aquisição de Materiais do Contra Piso foi criado para coordenar as ações a serem realizadas, os prazos e os responsáveis e também formalizar os materiais a serem adquiridos.
Foram enviados Solicitações de Cotações (RFQ) para algumas lojas de materiais de construção, requisitando os preços de uma lista de produtos a serem adquiridos para a obra.
Como forma de analisar os retornos provenientes das lojas e auxiliar na escolha, foi criado o documento Critérios de Avaliação dos Materiais do Contra Piso.

Aquisição do Piso do Playground

Foi fechada a compra do piso com a empresa selecionada. Um sinal de R$ 910,00 foi pago a empresa e foi agendado a instalação do piso para o dia 09/12, sendo que essa data poderá ser adiantada para 07/12, dependendo de condições climáticas e disponibilidade do fornecedor.
A empresa selecionada foi BMPlay Playgrounds e Pisos Esportivos que apresentou a melhor proposta comercial.

Acompanhamento da venda de rifas

Foi fechada a quinta e última semana completa de venda de rifas para arrecadação de fundos para o projeto. A meta a ser atingida nessa semana são 360 cupons vendidos, sendo que foi atingida a quantidade de 391 cupons vendidos, ultrapassando a meta do projeto em 8,6%.
Ainda poderão existir mudanças nessas quantidades na próxima semana de projeto, pois poderão existir novas vendas (o sorteio só ocorre Quarta-Feira dia 02/12) e rifas não pagas serão canceladas.

Gráfico de Venda de Rifas

Atualização da Rede Pert e Curva de Acompanhamento

O Gerenciamento continua com uma pequeno antecipação em relação ao previsto. Foi conseguida a conclusão da arrecadação de fundos (venda das rifas) dentro do prazo previsto, com quantidade superior a meta necessária para viabilizar todo o projeto. Na Aquisição do Piso, prevista para esta semana em questão, foi feito tudo como planejado. Foi pago um sinal de 50% do valor total do piso emborrachado, porém recebemos uma imposição do fornecedor de 15 dias para
instalação, pelo acúmulo de pedidos não instalados devido a quantidade excessiva de chuva. Através de contato com este fornecedor e através de negociações e sensibilização foi conseguido o comprometimento da instalação para 09/12/2009 e se não chover talvez possa ser adiantado para 07/12/2009. Os 15 dias de exigência já traria uma atraso, talvez superior ao término do módulo do curso, mas da maneira que ficou causará um atraso de uma semana, o previsto para instalação era 04/12/2009.

No decorrer da semana foi alcançado o valor suficiente nas vendas das rifas, porém ainda sem o recebimento total do valor (algumas rifas são vendidas com promessas de pagamento futuro, antes da data do sorteio). Foi adquirido o piso emborrachado com pagamento de 50% do valor total. O avanço previsto era de 90% e estamos em 97% de todo o projeto.

Gerenciamento de Custos

Ainda faltam acertos financeiros dos integrantes do projeto referentes a vendas de rifas, previstos para serem acertados até 01/12 (Terça), véspera do dia do sorteio do prêmio. O saldo atual é de R$ 1546,00.

Artefatos Semana 10

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Status Report Semana 10

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Semana 11 - De 29/11 a 05/12/2009

Encerramento da Campanha de Arrecadação de Fundos

A venda de rifas foi encerrada em 01/12/2009, Terça-Feira, véspera da data do sorteio do prêmio pela Loteria Federal.
Foram vendidas no total 395 rifas, sendo que houve cancelamento de 1 rifa por falta de pagamento, ficando um total de 394 rifas vendidas e recebidas (rifas válidas).
A meta original era de vender 360 rifas, quantidade mínima para gerar a receita para a execução do projeto, com isso a meta foi superada em 9,44%, deixando uma margem de segurança ao projeto e possibilitando pequena alteração do escopo.
Do total de 500 rifas impressas (cada rifa concorrendo com 2 números) foram vendidas quase 80% das rifas.

Gráfico Final de Venda de Rifas

Planilha Final de Venda de Rifas

Atualização da Rede Pert e Curva de Acompanhamento

Foram atualizados os documentos no blog, foi concluído a campanha de arrecadação podendo ser apropriado o custo faltante do piso. A instalação do piso não ocorreu devido as condições meteorológicas que impediram a conclusão do produto.

O projeto teve a sua arrecadação finalizada em 02/12/2009 com o sorteio da loteria federal 04403. O objetivo final financeiro foi atingido. O prêmio ainda não foi adquirido, pois estamos aguardando o retorno do vencedor com os dados para compra. A instalação do piso está em atraso devido as condições meteorológicas, é necessário um período de estiagem para instalação do mesmo.

Gerenciamento de Custos

A campanha de arrecadação de fundos do projeto arrecadou R$ 3940,00 com a venda de rifas e R$ 100,00 doados dos integrantes do Projeto "Escolhas para um Futuro Melhor" (orçamento que sobrou após execução do projeto), totalizando a receita de R$ 4040,00.
Já foram gastos no projeto R$ 160,00 na impressão da rifa, R$ 534,00 para aquisição de materiais para obra do contra piso e R$ 910,00 foi pago como adiantamento (sinal) da compra e instalação do piso emborrachado, totalizando o montante de R$ 1604,00 já investidos no projeto.

Ainda existe a receita de R$ 2436,00, prevista para ser gasta com a compra do prêmio da rifa (TV LCD de 22 polegadas) e o restante do pagamento do piso emborrachado após término de sua instalação.



Prêmio da Rifa

A rifa do projeto saiu para o bilhete 801, comprado por FABIO ZEGUNIS. A equipe do projeto já entrou em contato com ele para combinar a data e local de entrega do prêmio.
Na extração número 04403 da Loteria Federal realizada em 02/12/2009 foi sorteado o número 69.801 como primeiro prêmio. A rifa vencedora são os 3 últimos números do primeiro prêmio, a centena 801.
Números atuais e antigos sorteados pela Loteria Federal podem ser consultados no link: http://www1.caixa.gov.br/loterias/loterias/federal/federal_resultado.asp.

Cópia do site da Caixa Econômica Federal de
publicação dos números da Loteria Federal

Mudança de Escopo do Projeto

Com a arrecadação ultrapassando o mínimo necessário para a execução do projeto e pagamento das despesas os integrantes do projeto e o cliente resolveram fazer uma alteração no escopo. Existe um banco de cimento no playgound, que aumenta em 13 metros quadrados a quantidade de piso emborrachado necessária, foi incluída a cobertura emborrachada nesse banco, alterando o escopo original.

Artefatos Semana 11

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Status Report Semana 11

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Semana 12 - De 06/12 a 12/12/2009

Entrega do Prêmio da Rifa

Foi entregue em 07/12/2009 o prêmio ao ganhador da rifa FABIO ZEGUNIS.

Bilhete da Rifa com Número Sorteado pela Loteria Federal

Adiamento de Finalização do Projeto

O projeto encontra-se em sua fase final, mas as condições climáticas (excesso de chuvas na cidade de São Paulo) impediu a instalação do piso emborrachado essa semana.
Foi estudada uma forma de colocar uma cobertura em lona para manter seco o piso em cimento do playground e possibilitar a instalação do piso emborrachado mesmo com as chuvas, mas a disposição das paredes que cercam o playground e os telhados que desaguam água das chuvas sobre o mesmo impossibilitaram que uma cobertura temporária permitisse a instalação.
A instalação será realizada assim que as condições meterológicas permitirem, dependendo também da agenda do fornecedor.

Nota Fiscal da Aquisição do Piso Emborrachado

Piso Emborrachado aguardando Instalação

As placas do piso emborrachado estão armazenadas em local seco e protegidas da luz solar, aguardando a instalação. Parte do material foi deslocada apenas para execução da foto acima.

Atualização da Rede Pert e Curva de Acompanhamento

As tarefas gerenciais foram concluídas! A instalação do piso ainda não foi concluída, pois aguardamos um momento propicio para tal, este momento depende das condições climáticas necessárias para instalação, que são 4 dias consecutivos sem chuva! Todo o material já foi entregue no cliente, caracterizando os 50% na tarefa.

A conclusão do projeto é eminente, todos os passos foram concluídos dentro do previsto, somente faltando a instalação efetiva do piso e os documentos finais para conclusão do projeto. O prazo previsto final não será possível devido ao atraso na instalação, problema já relatado. A instalação é rápida porem requer as condições descritas.

Contagem de Documentos e E-mails do Projeto

Durante as 12 semanas de projeto foram gerados aproximadamente 40 documentos de planejamento e acompanhamento do projeto (alguns documentos tiveram várias versões) e existiram aproximadamente 750 e-mails trocados entre os integrantes do grupo do projeto, com os fornecedores e com o cliente.
A principal ferramenta de comunicação utilizada no projeto foi o e-mail, mas também foram feitas comumnicações por telefone, celular, MSN, torpedos SMS e reuniões presenciais.

Gráfico com contagem dos documentos e e-mails gerados

Gerenciamento de Custos

Após o gasto com o prêmio da rifa restaram R$ 1536,00 no caixa do projeto. Esse dinheiro é destinado a segunda e última partcela da compra e instalação do piso emborrachado, que só ocorrerá após a instalação do mesmo.
O grupo ainda está analisando o que será feito do dinheiro que provavelmente restará no final do projeto. Esse dinheiro está sendo mantido em caixa como provisão para a ocorrência de algum risco. No encerramento do projeto o caixa restante terá destino beneficente.

Controle Contábil do Projeto

Artefatos Semana 12

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Status Report Semana 12

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Semana 13 - De 13/12 a 19/12/2009

Última aula da disciplina Simulação de Projeto em TI

O projeto que inicialmente tinha previsão de duração de 12 semanas está sendo extendido, ainda por prazo não determinado.

Na segunda-feira, 14/12/09, ocorreu a última aula da disciplina Simulação de Projeto em TI. Infelizmente, devido as condições meterológicas (excesso de chuvas em São Paulo), o piso emborrachado ainda não pode ser instalado, para que o projeto pudesse ser encerrado antes da última aula da disciplina onde esse projeto iniciou.

Os integrantes do projeto mantém o compromisso de finalizar com sucesso o projeto e estão acompanhando, junto do cliente e do fornecedor, as possibilidades de instalação do piso.

Condições para Instalação do Piso Emborrachado

Para a completa instalação do piso serão necessários 4 dias contínuos sem chuvas. É necessário 2 dias sem chuvas para que o solo esteja totalmente seco (necessário para a colagem do piso emborrachado) e mais 2 dias úteis para a instalação do piso.
A comunicação do projeto encontra-se em constante contato com o fornecedor, aguardando uma data possível para a instalação.


Caixa do Projeto

O projeto continua com R$ 1536,00 em caixa, quantia suficiente para o pagamento da segunda e última parcela do piso (após instalação) e sobra prevista que poderá ser usada em caso de alguma contingência e que terá destino beneficente no encerramento do projeto.


Gerenciamento de Aquisições

Foram terminados os documentos relativos ao gerenciamento das aquisições existentes no projeto.
O Plano de Gerenciamento de Aquisição do Piso Emborrachado foi criado para coordenar as ações a serem realizadas, os prazos e os responsáveis, também formalizar os requisitos de produto e de fornecedor e para estimar o máximo de gastos que essa ação poderiá representar no projeto.
Como forma de analisar os retornos provenientes dos fornecedores e auxiliar na escolha, foi criado o documento Critérios de Avaliação do Piso Emborrachado.

Última versão do WBS - Estrutura Analítica do Projeto

Semana 14 - De 20/12 a 26/12/2009

Instalação do Piso Emborrachado

Com o final de semana sem chuvas e a disponibilidade do fornecedor a instalação do piso emborrachado foi iniciada em 21/12.

Instalação do piso emborrachado

Instalação do piso emborrachado

Atualização da Rede Pert e Curva de Acompanhamento (Final)

Esta semana ocorreu a instalação do piso, pois foi possível conciliar 4 dias sem chuvas e data de instalação disponível do fornecedor. Concluímos os documentos necessários e todos o escopo previsto foi cumprido! Devido ao problema relacionado ao tempo houve uma prorrogação no prazo final.
As tarefas administrativas foram concluídas, a instalação do piso foi possível acontecer e possibilitou o encerramento do projeto. Todo o escopo previsto foi concluído apesar do atraso devido aos fatores externos ao projeto!

Resumo das Lições Aprendidas no Projeto

Descrição: Dificuldade para ultima versão em ambiente distribuído.
Resposta: Criar nomenclatura para os arquivos. Manter no blog um resumo das ultimas versões dos documentos.

Descrição: Ausência de participante.
Resposta: Ter uma segunda pessoa que possa fazer o trabalho da ausente.

Descrição: Não participação ativa de um integrante.
Reposta: Ter uma segunda pessoa que possa fazer o trabalho, quando não participação é justificável. Cobrar participação do integrante para que projeto não entre em nível de risco.

Descrição: O atraso do fornecedor comprometeu todo o projeto pois estava no caminho critico.
Resposta: Cobrar urgência do fornecedor. Ter sempre um segundo fornecedor preparado.

Descrição: Antecipar aquisições e entregas.
Resposta: Necessario coordenar a antecipação junto ao cliente por indisponibilidade de local. Antecipa qual problema que possa ocorrer não atrasando o resultado final do projeto.

Descrição: O bom controle do custo do projeto permitiu a antecipação da entrega do contra-piso
Resposta: Bom controle da arrecadação e dos custos necessarios. Boa pesquisa de preços de materiais.

Descrição: Ter atualizado as premissas do fornecedor para atender demanda.
Resposta: As interferencias externas podem comprometer a entrega, pois havia riscos devido as necessidades do fornecedor. Manter atualizado as exigências dos fornecedores para antecipação de problemas.

Descrição: Não houve grandes alterações de escopo.
Resposta: Facilitou o desenvolvimento do trabalho. Melhor negociação com os fornecedores.

Descrição: Inicialmente havia receio de não conseguirmos alcançar o valor necessário.
Resposta: Com isto foram feitas metas semanais e individuais para facilitar o desempenho e acompanhamento. O valor foi alcançado e ainda ultrapassou.

Descrição: Venda difícil das rifas.
Resposta: Havia dificildades para vendas de rifas, porém houve uma busca de auxílios e compradores possibilitando alcalçar a meta individual.

Descrição: Riscos simples mas que poderiam causar grandes efeitos.
Resposta: Alerta constante para não deixarmos de alcançar as metas individuais. Transferência de responsabilidades de alguma tarefa que não poderia ser realizada pelo responsável. Análise e parecer constante sobre algum risco que envolvesse descisão do grupo.

Descrição: Grande dificuldade para venda de rifas, pois ambiente de trabalho com poucas pessoas.
Resposta: Foi buscado auxilio nas vendas com parentes e amigos.

Descrição: Os fornecedores não cumpriram com a maioria dos prazos dados. Orçamentos / Visitas / Entregas.
Resposta: Insistência junto ao fornecedor. Acompanhamento nas entregas.

Descrição: Condições Meteorológicas.
Resposta: Não houveram muitas possibilidades de ação neste caso, houve uma tentativa de utilizar lona para cobrir o playground, porem sem êxito, porque havia calhas que molhavam o piso. Acompanhar a meteorologia e agendar com o fornecedor a melhor data.

Descrição: Os documentos são de grande importância em um projeto. Devendo haver uma dedicação em todas as áreas
Resposta: A solicitação para os documentos foram feitas nos periodos previstos. Quando alguém tinha dificuldades para faze-lo outras pessoas participavam para auxiliar.

Descrição: A grande dificuldade é administrar de forma correta os acontecimentos, imprevistos e as pessoas.
Resposta: Solicitar no tempo correto as obrigações de cada um. Administrar os imprevistos com ações previstas no plano de riscos ou caso não previsto analisar o impacto da ação. Tentar tirar o melhor de cada participante naquilo que ele tem e faz melhor, na sua área de conforto.

Documento Lições Aprendidas no Projeto

Encerramento do Projeto

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