Semana 1 - De 20 a 26/09/2009 - Escolha do Projeto

Introdução ao Projeto

O Curso de Especialização (Pós-Graduação) em Gestão da Tecnologia da Informação da Fundação Carlos Alberto Vanzolini e da Escola Politécnica da USP possui a disciplina Simulação de Projetos, ministrada pelo Prof. Dr. João Alberto Arantes do Amaral, cuja finalidade é desenvolver um exemplo prático de projeto real para aplicação das técnicas e conceitos da gestão de projetos.

Foi escolhida, dentro de uma lista de opções, a instituição filantrópica Lar Paulo de Tarso, que tem a necessidade de diversos projetos, onde o projeto escolhido foi “Reforma de Piso do Playground”.

Esse Blog foi criado para detalhar as atividades desenvolvidas pelo grupo no planejamento e execução desse projeto e para referência a futuros projetos.

A Instituição

Associação Fraternidade Lar Paulo de Tarso é uma organização social sem fins lucrativos, fundada com o objetivo estatutário de criar e manter obras assistenciais e educacionais. Desde 06 de outubro de 1979 desenvolve programas que proporcionam melhorias de condições e qualidade de vida a crianças e jovens provenientes de famílias de baixa renda. Atualmente atende 120 crianças entre 1 e 3 anos de idade.

Associação Fraternidade Lar Paulo de Tarso
Av. Rio Pequeno, 1235
Rio Pequeno - São Paulo - SP 05379-000

O Grupo

Integrantes do Projeto
Gilvan, Wilson, Juliana, Marcelo, Fernando e Edson

Este projeto está sendo conduzido pelos seguintes alunos do CGTI:

Edson Lima
Fernando Firpo
Gilvan Oliveira
Juliana Enéas
Marcelo Rocha
Wilson de Oliveira


Projetos Anteriores

Outros projetos de turmas anteriores dessa disciplina foram realizados nessa mesma instituição. Eles podem ser visitados em:

http://projetolarpaulodetarso.blogspot.com/ - Projeto visando obter diversas necessidades como bebedouros, coleções de cursos audio/visuais e livros de literatura infantil. O projeto foi realizado entre Maio e Setembro de 2009.

http://projetoajudar.blogspot.com/ - Projeto visando obter diferentes necessidades de materiais de uso periódico como lenços, sabonetes, papel toalha, lápis, canetas, tintas, etc. Projeto realizado entre Fevereiro e Março de 2009.

Visita Inicial ao Lar Paulo de Tarso

No domingo conforme combinado previamente com a Dona Wilma, responsável pelo Lar Paulo de Tarso, parte do grupo foi ao local para a visita inicial e uma primeira reunião com o cliente.

Na mesma data estava tendo a Festa da Primavera, um evento anual que é utilizado para arrecadar mais fundos para a instituição e apresentar aos pais o trabalho conduzido junto as crianças.

Para melhor estimar os recursos necessários a realização do projeto foi feita uma medição informal do playgound, onde um valor aproximado de 80 metros quadrados foi medido pelos integrantes do projeto. Essa metragem poderá ser usada em cotações de preços iniciais.

Integrantes do projeto em visita ao local

ATA desta reunião

Playground do Lar Paulo de Tarso (antes)

Semana 2 - De 27/09 a 03/10/2009

Esta semana foi dedicada a busca de soluções que atendam ao cliente.

Foram feitas inicialmente reuniões de Brainstorm, e logo depois foi iniciado o processo de cotações das opções de piso consideradas (piso emborrachado ou grama sintética). Foram enviadas Solicitações de Informação (RFI) para diversas empresas através de pesquisas na Internet.

Diferentes cotações de diferentes soluções foram obtidas que resultaram em trocas de e-mails e contatos telefônicos.

Na segunda-feira (28/09) houve uma reunião de projeto, a ata pode ser visualizada aqui.

ATA da renião de projeto

Ao longo da semana a documentação do projeto foi sendo preparada e em breve estará disponível para consulta.

WBS do Projeto Piso Lar Paulo de Tarso

Abaixo a Work Breakdown Structure (WBS) ou EAP (Estudo Analítico do Projeto) do projeto da troca do piso do Playground do Lar Paulo de Tarso.

Documentação do Projeto

Durante a semana foram elaborados documentos referentes ao projeto.

Segue lista dos documentos preparados:

• Ata_Reunião_20090927_Projeto_PaulodeTarso_v2.doc - ATA da reunião com o cliente ocorrida em 27/09/2009.

• Ata_Reunião_20090928_Projeto_PaulodeTarso_v2.doc - ATA da reunião entre os participantes do projeto ocorrida em 28/09/2009.


• Cronograma_Projeto_PaulodeTarso_v1.mpp - Cronograma macro inicial elaborado para o projeto.
  
  
• Matriz_de_Riscos_Projeto_PaulodeTarso_v1.xls - Primeira versão da Matriz de Riscos do projeto.


• Project_Charter_Projeto_PaulodeTarso_v1.doc - Project Charter do projeto.
  


• WBS_Projeto_PaulodeTarso_v1.ppt - Work Breakdown Structure (WBS) ou EAP (Estudo Analítico do Projeto).

O documento Matriz de Responsabilidades ainda está sendo definido entre os membros do projeto, não existindo uma versão on line ainda.

Link para Artefatos do Projeto Semana 2

Orçamentos Levantados Durante a Semana

Através de sites na Internet, telefone e e-mail foram cotados o metro quadrado de pisos emborrachados próprios para Playgrounds.

Existem muitos tipos e preços diferentes encontrados nesses pisos e diversas informações foram prestadas pelas empresas que entramos em contato.

A planilha abaixo reúne informações das empresas consultadas. É uma lista preliminar de valores cotados por metro quadrado, o local não foi ainda visitado por nenhuma empresa e nenhum orçamento "oficial" no local foi levantado.

Planilha de Orçamentos Preliminares

Apresentação Semana 2

Link para Apresentação Semana 2

Semana 3 - De 04/10 a 10/10/2009

A semana 3 foi utilizada principalmente para planejamento da arrecadação dos fundos financeiros necessários para a execução do objetivo do projeto.
Diferentes possibilidades foram levantadas e avaliadas em um Brainstorm.
Foi escolhida inicialmente a Rifa como a forma inicial de levantamento dos fundos, com a possibilidade de outras formas serem usadas, dependendo da necessidade.
A rifa foi escolhida pela sua segurança (se bem dimensionado o custo por rifa e o prêmio), potencial de "lucro" superior a 100% e investimento pode ser alto ou baixo (depende do prêmio).

Planilha do Brainstorm de Arrecadação de Fundos

Nessa semana foram também definidas algumas áreas de responsabilidade dentro do projeto. A definição ficou sendo:

• Gerente do Projeto - Marcelo
  
• Gerenciamento de Integração - Gilvan
• Gerenciamento de Escopo - Gilvan
• Gerenciamento de Tempo - Wilson
• Gerenciamento de Custos - Wilson
• Gerenciamento das Comunicações - Marcelo e Juliana
• Gerenciamento de Riscos - Fernando
• Gerenciamento de Aquisições - Edson
  

Semana 4 - De 11/10 a 17/10/2009

Reunião com o Cliente

No dia 13/10 foi apresentado ao cliente amostras de pisos propostos para uso em playground. Fizeram parte da reunião o Gerente do Projeto Marcelo Rocha e as representantes do cliente D. Wilma e D. Dimitirdes.

Foto dos pisos para playground apresentados ao cliente

O piso escolhido foi o modelo EVA, que apresentou facilidade na limpeza, na instalação e na manutenção e permaneceu dentro do orçamento inicial do projeto.

Link para ATA de reunião de 13/10 para aprovação do piso

Visita Técnica de Empresa de Pisos

Foi agendado para 16/10 a visita técnica de uma empresa representante do piso EVA para medição precisa da área do playground para montagem de orçamento oficial (já contamos com orçamento preliminar) e para verificar a necessidade de execução de um contra-piso em cimento no local, porém a visita foi reagendada para dia 20/10 devido a problema na agenda do técnico.

Gerenciamento de Riscos

Durante essa semana foram aprofundados os riscos envolvendo as fases do projeto. A escolha da rifa como forma inicial de arrecadação de fundos trouxe novos riscos para o projeto.
A versão 2 da Matriz de Riscos tem 11 riscos e 1 oportunidade identificados. Os riscos foram divididos nas fases: Planejamento, Arrecadação e Execução; e divididos nas categorias: Financeiro, Técnico e Equipe.

Gráfico de Fases do Projeto

A fase Arrecadação apresenta a maior quantidade dos riscos no projeto, é nessa fase que são executadas as ações que visam a arrecadação de fundos, necessários para a execução do objetivo do projeto. Falhas nessa fase podem levar a um não sucesso do projeto.

Gráfico de Categorias dos Riscos do Projeto

O projeto apresenta 46% dos seus riscos na categoria Financeiro. É uma categoria cujas falhas inviabilizam o projeto.

Gráfico de Severidades dos Riscos do Projeto

Mais da metade dos riscos do projeto estão classificados como Severidade Média ou Baixa (64%). O projeto apresenta risco médio, não apresentando nenhum risco de severidade extrema.

Gráfico de Categorias das Respostas aos Riscos do Projeto

A maioria das respostas aos riscos estão na categoria Mitigar, respostas para minimizar o risco ou problemas derivados dele foram analisadas para diminuir seu impacto.

Solicitações de Cotações (RFQ)

Com a escolha da arrecadação feita por uma Rifa, houve a necessidade de orçamentos serem feitos junto a gráficas.
Algumas gráficas não trabalham com a manufatura de rifas, pois as mesmas exigem numerações sequenciais, formato de bloco e picotes, que exigem equipamentos específicos.
Foram feitos pedidos de orçamentos em 7 gráficas, dessas 5 não trabalham com manufatura de rifas e 2 apresentaram orçamentos:

Empresa 1
Formato: 17,5x6,6 cm
1x0 cor preto
Papel: sulfite 75grs
Acabamento: serilha e numeração
05 blocos com 100 folhas
Arte final
Prazo 2 dias úteis depois de aprovada arte final
Valor total......................R$ 160,00

Empresa 2
Rifa impressso em off-set 63 grms formato 5,5x12,0 cm.
1x0 cores
Numerado , blocado e picotado c/ canhoto
500 rifas
Prazo 5 dias úteis
Cond. de pagto vista ou cheque 21 ddl.
Arte final
Valor total.....................R$ 232,00

Novos WBS do Projeto e WBS do Produto

A pedido do professor, foram replanejadas novas versões para o WBS do Projeto e para o WBS do Produto.

Apresentação Semanas 3 e 4

Link para apresentação semanas 3 e 4

Semana 5 - De 18/10 a 24/10/2009

Busca de Patrocínios e Doações

Para auxiliar na busca por patrocínios e doações ao projeto, a entidade Lar Paulo de tarso emitiu uma carta explicando sua necessidade e seu apoio ao projeto.

Link para carta da Instituição Lar Paulo de Tarso

Arrecadação de Fundos - Rifa

Com a decisão de utilizar a rifa como a forma inicial de arrecadação de fundos, alguns documentos foram criados.
O Plano de Gerenciamento de Aquisição do Produto Rifa foi criado para coordenar as ações a serem realizadas, os prazos e os responsáveis, também formalizar os requisitos de produto e de fornecedor e para estimar o máximo de gastos que essas ações poderiam representar no projeto.
Foram enviados Solicitações de Cotações (RFQ) para 2 gráficas, requisitando propostas de confecção de rifas dentro de nossas necessidades.
Como forma de analisar os retornos provenientes das gráficas e auxiliar na escolha, foi criado o documento Critérios de Avaliação do Produto Rifa.

Cronograma Atualizado

Link para Cronograma do Projeto em formato Microsoft Project
Link para Cronograma do Projeto em formato PDF

Link para Log do Projeto

Curva S do Projeto

A Curva S do nosso projeto teve um inicio com varias antecipações de atividades que foram executadas rapidamente, havendo um crescimento acima do previsto. Próximo as semanas criticas de atividades houveram atrasos na entrega de atividades de artefatos, aprovação de piso e orçamentos dos pisos, causando atrasos nas atividades dependentes destas. Na semana 5, atual, estamos com atraso em relação ao planejado, mas com possibilidade de conclusão antecipada na arrecadação.
Houve atraso na impressão da Rifa por parte do fornecedor e alguns documentos não foram confeccionados causando atraso. A arrecadação já deveria ter iniciado. Deveríamos estar em 50% de todo o projeto e concluímos nesta semana apenas 27%.

Link da Curva S do Projeto

Rede Pert do Projeto Atualizada

Link para Rede Pert do Projeto

Plano de Comunicação do Projeto

Link para Plano de Comunicação do Projeto

Matriz de Responsabilidades do Projeto

Link para Matriz de Responsabilidades do Projeto

Solicitações de Propostas (RFP) para aquisição do Piso

Foram feitas solicitações de propostas para fornecedores de pisos que enviaram cotações de pisos emborrachados compatíveis com a necessidade do cliente e o orçamento do projeto.

As empresas devem realizar uma visita técnica para medição precisa do local de instalação do piso (playground) para entrega de orçamento formal por escrito a equipe do projeto.

Artefatos do projeto Semana 5

Link para Artefatos do Projeto Semana 5

Apresentação Semana 5

Link do Status Report Semana 5

Semana 6 - De 25/10 a 31/10/2009

Campanha de Arrecadação

Nessa semana as rifas ficaram prontas e teve inicio a campanha de arrecadação de fundos para o projeto.
Os 6 integrantes do grupo tem o objetivo de vender os 500 cupons de rifa, sendo a meta individual de cada um de 84 cupons.
O prêmio sorteado será uma TV LCD de 22 Polegadas e o sorteio será pela Loteria Federal de 02/12/2009.
Semana a semana será atualizada a quantidade de rifas vendidas e o valor arrecadado para o projeto.
A rifa foi impressa na gráfica:

Quality Color Copiadora
http://www.qualitycolor.com.br
(11) 3876-7900

Essa gráfica apresentou o melhor orçamento para o projeto.

Rifas para arrecadação de fundos ao projeto

Semana 7 - De 01/11 a 07/11/2009

Campanha de Arrecadação de Fundos

A venda de rifas entra em sua segunda semana. A meta a ser atingida nessa semana são de 144 rifas vendidas, o que equivale a uma arrecadação de R$ 1440,00.
Foram vendidas até o momento 100 rifas, atingindo quase 70% da meta estabelecida para a sétima semana do projeto.

Gráfico de Venda de Rifas

Carta de Apresentação da Fundação Vanzolini

Link para Carta de Apresentação da Fundação Vanzolini

Nova Rede Pert e Curva S do Projeto

Foi concluída a impressão da Rifa na semana 6, porém os participantes só pegaram os bilhetes na metade da semana 7, causando mais atraso na arrecadação. Mesmo assim foi possível a venda de 70% sobre a meta acumulada até a semana 7, que foi de 144 bilhetes, foram vendidos 100 bilhetes. Somando a isto alguns documentos gerenciais foram antecipados. O percentual de conclusão esperado era de 63% do projeto e chegamos a 59%, embora exista um atraso, o mesmo não é crítico.

Lições Aprendidas

Lições Aprendidas versão 01

Plano de Custos - versão 02

O gerenciamento de custos visa garantir a saúde financeira do projeto, controlando todas as despesas e receitas provenientes do projeto além de estabelecer regras para liberação de verbas para uso no projeto.

Link para Plano de Custos

Artefatos Semana 6 e 7

Link para Artefatos Semanas 6 e 7

Status Report Semana 6 e 7

Link para Apresentação Semana 6 e 7

Semana 8 - De 08/11 a 14/11/2009

Finalização de Orçamentos do Contra Piso

Antes da colocação do piso emborrachado de playground é necessária a execução de um contra piso em cimento, de modo a corrigir imperfeições do piso existente no local e projetar ligeira queda de escoamento de água das chuvas.

O pedreiro do local estimou o material necessário:

15 sacos de cimento
2 metros cúbicos de areia
1 lata de 18 litros de Bianco ou Vedacit

Foi enviada RFQs (Solicitações de Cotação) para lojas de material de construção nas proximidades do local (sem custo de frete).

Lista de lojas consultadas e resumo dos orçamentos

A empresa KPR apresentou a melhor proposta (menor preço), mas a empresa 2 de Julho (mais próxima ao local do projeto) ofereceu um maior desconto, igualando seu orçamento ao mais baixo e sendo escolhida para fornecer o material do contra piso ao projeto.
O valor final do material do contra piso é de R$ 534,00. A mão de obra utilizada é interna do local, não tendo custos para o projeto.

Atualização da Rede Pert e Curva S

O projeto teve um excelente desempenho nesta semana, pois conseguimos ultrapassar a meta acumulada de bilhetes da rifa, esperado 216 e vendido 228, e também foi antecipado os orçamentos finais do contra piso, aquisição de materiais e inicio da obra de reforma do contra piso. Tudo isto causou um impacto positivo, sendo que o percentual do projeto esperado era de 78% e chegamos a 87%.

Gerenciamento dos Custos do Projeto

Com dinheiro entrando no caixa do projeto, proveniente da venda de rifas, e aquisições sendo feitas, foi iniciado um controle contábil do caixa do projeto.

Controle Contábil dos Custos do Projeto

Aquisições do Projeto

Até o momento foram realizadas 2 aquisições para o projeto.

Impressão de Talões de Rifa R$ 160,00.
Material para o Contra Piso R$ 534,00.

Cópia da Nota Fiscal da impressão de talões de rifa

Cópia da Nota Fiscal da aquisição de materiais para o contra piso

Inicio da obra de colocação do contra piso

Inicio da obra de colocação do contra piso

Acompanhamento da venda de rifas

Foi fechada a terceira semana de venda de rifas para arrecadação de fundos para o projeto. A meta a ser atingida nessa semana são 216 cupons vendidos.
A contagem atual são 228 cupons de rifa vendidos, ultrapassando a meta estipulada da semana em 5,6%.
Já foi alcançado 63,3% da meta total de 360 rifas a serem vendidas.

Gráfico de Venda de Rifas

Artefatos Semana 8

Link para Artefatos do Projeto Semana 8

Status Report Semana 8

Link para Apresentação Semana 8

Semana 9 - De 15/11 a 21/11/2009

Acompanhamento da Obra do Contra Piso

A obra de colocação do contra piso está finalizada.
As crianças do Lar Paulo de Tarso ficaram por algum tempo sem poder frequentar sua área de laser, mas breve voltarão a utiliza-la com o novo piso emborrachado.

Acompanhamento de obra do contra piso

Acompanhamento de obra do contra piso

Finalização de obra do contra piso

Finalização de obra do contra piso

Finalização de obra do contra piso

Atualização Matriz de Riscos

O andamento do projeto faz com que surjam modificações e novas necessidades, que fazem com que novos riscos sejam considerados.

Link para Matriz de Riscos

Atualização Rede Pert e Curva de Acompanhamento

Nesta semana foi concluído a reforma do contra piso, antecipando em duas semanas esta atividade. Tivemos êxito na superação da meta de vendas acumuladas, mais uma vez, era esperado a venda de 288 bilhetes e foram vendidos 327 bilhetes. O projeto tinha como meta a conclusão de 82% e chegamos a 92%.

Gerenciamento de Custos

Fluxo de receitas e despesas atualizado do projeto. Nem todas as rifas vendidas já foram pagas pelos seus compradores, o que faz com que a receita esperada esteja mais alta que a receita real (número de rifas vendidas é superior a receita atual).

Controle Contábil dos Custos do Projeto

Acompanhamento da venda de rifas

Continuando a tendência da semana anterior, a venda de cupons de rifa foi superior a meta estabelecida para a semana 9. Até o momento foram vendidas 327 rifas, sendo que a meta para a semana é de 288 rifas.

Gráfico de Venda de Rifas

A venda de rifas está 13,54% acima do previsto, mas está entrando em sua última semana de vendas. Os integrantes da equipe entram em fase crítica de potencial de vendas, pois já ofereceram rifas a todo seu network.
O próprio Lar Paulo de Tarso ficou em posse de algumas rifas, afim de tentar auxiliar na venda das 33 rifas que faltam para atingir a receita total do projeto.

Seleção de Fornecedor do Piso

As propostas (orçamentos) recebidos para a compra e instalação do piso emborrachado foram bastante diversificadas. Fornecedores diferentes fizeram diferentes medições e chegaram a diferentes propostas. A proposta selecionada será a que oferecer o menor preço com entrega e instalação dentro do prazo especificado.

Resumo de Propostas Recebidas

O "banco" presente no playground é um degrau lateral que existe em um dos lados do playgound. Esse "banco" pode ou não ser emborrachado.
A empresa BM Play ofereceu a melhor proposta para a realização do projeto e foi selecionada dentre os fornecedores consultados. Negociações foram feitas em torno da data de instalação, para atender aos prazos do projeto.

Artefatos Semana 9

Link para Artefatos do Projeto Semana 9

Status Report Semana 9

Link para apresentação Semana 9